Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Rapat Berbasis Website Menggunakan Metode Agile Development (Studi Kasus: Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Putra Bangsa)

Pengelolaan kegiatan rapat pada Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas Putra Bangsa (UPB) masih dilakukan secara manual, meliputi pengumuman rapat melalui WhatsApp grup yang rawan tertimbun pesan lain, presensi menggunakan lembar kertas yang rentan terhadap pemalsuan kehadiran, serta penyimpanan notulensi dan dokumentasi yang belum terstruktur sehingga sulit diakses kembali ketika dibutuhkan untuk keperluan arsip organisasi. Kondisi tersebut menunjukkan bahwa diperlukan sebuah sistem yang dapat menjadi tempat pengelolaan seluruh kebutuhan rapat karena akan memudahkan suatu organisasi dalam mengelola kegiatan rapat secara baik. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan fungsional, merancang dan membangun aplikasi manajemen rapat berbasis website yang dapat mengurangi risiko pengumuman tertimbun, mengurangi celah pemalsuan presensi, serta memusatkan penyimpanan notulensi dan dokumentasi secara terintegrasi pada BEM UPB, serta mengetahui hasil pengujian fungsional aplikasi tersebut pada BEM UPB. Metode penelitian yang digunakan adalah Research and Development (R&D) dengan metode pengembangan sistem Agile Development yang bersifat iteratif dan fleksibel, sehingga memungkinkan pengembang untuk beradaptasi dengan umpan balik pengguna secara cepat selama proses pengembangan berlangsung. Tahapan pengembangan meliputi planning, design, development, testing, release, dan review. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung terhadap proses pelaksanaan rapat dan wawancara dengan anggota BEM UPB periode 2025 dan 2026, serta studi pustaka. Aplikasi dibangun menggunakan framework Laravel sebagai fondasi pengembangan aplikasi berbasis website dan melakukan pengujian fungsionalitas menggunakan metode Black Box Testing untuk memastikan seluruh fitur berjalan sesuai spesifikasi yang telah ditentukan berdasarkan input yang diberikan. Hasil penelitian menunjukkan kebutuhan fungsional berhasil diimplementasikan pada aplikasi manajemen rapat berbasis website. Aplikasi yang dibangun melalui 3 sprint metode Agile Development ini membantu mengurangi risiko pengumuman tertimbun, meminimalisir pemalsuan presensi, serta memusatkan penyimpanan notulensi dan dokumentasi BEM UPB. Hasil Black Box Testing dengan 111 skenario uji membuktikan seluruh fitur berjalan sesuai rancangan, sehingga aplikasi sudah dapat digunakan.